Comment faire un avoir sur prestashop ?

La gestion des avoirs dans PrestaShop est une composante essentielle de la comptabilité e-commerce, exigeant une parfaite maîtrise des outils natifs et des obligations réglementaires. Ce guide fournit un aperçu détaillé des étapes à suivre pour créer, suivre et intégrer correctement les avoirs, en assurant une traçabilité optimale et une conformité fiscale stricte.

Configuration préalable des retours produits

Activation du système de retours

Avant de pouvoir générer des avoirs, PrestaShop doit être configuré pour autoriser les retours produits. Pour cela, suivez ces étapes :

1. Accédez au Back Office : Menu principal > Service client > Retours produits.
2. Activez l’option Autoriser les retours produits.
3. Définissez les paramètres suivants :
   • Délai de retour : Minimum 14 jours, conformément à la directive européenne.
   • Conditions de restockage : Automatique ou manuelle selon votre politique.
   • Gestion des frais de port : Indiquez si les frais de retour sont à la charge du client ou du vendeur.

Une fois activé, ce système garantit une meilleure gestion des remboursements et prépare le terrain pour l’émission des avoirs.

Personnalisation des préfixes d’avoirs

Dans Commandes > Avoirs, vous pouvez personnaliser un préfixe unique pour chaque avoir (ex : AV-2025-FR). Cette méthode facilite l’audit comptable et évite les doublons. Pour les entreprises multinationales, il est recommandé d’ajouter un code pays (ex : AV-2025-ES pour l’Espagne).

Processus de création d’un avoir

Scénarios de déclenchement

Un avoir peut être émis dans les cas suivants :

• Retour produit : Non-conformité, produit défectueux ou rétractation du client.
• Erreur de facturation : Quantité livrée erronée, erreur de prix.
• Geste commercial : Compensation suite à un litige, sans retour du produit.

Étapes de création

1. Accéder à la commande concernée :
   • Naviguez vers Commandes > Commandes et sélectionnez la commande.
   • Assurez-vous que son statut autorise une modification.
2. Initier le remboursement partiel :
   • Cliquez sur Remboursement partiel pour afficher l’interface de gestion des avoirs.
3. Sélectionner les articles concernés :
   • Cochez les produits à rembourser et indiquez la quantité.
   • Le montant est calculé automatiquement en fonction du prix TTC.
4. Options avancées :
   • Restocker les produits : Remet les articles en stock.
   • Générer un avoir : Crée un document comptable au format PDF.
   • Générer un bon de réduction : Alternative au remboursement bancaire.
5. Validation et notification client :
   • Le statut de la commande passe à « Partiellement remboursée ».
   • Un email est envoyé au client avec l’avoir en PDF (selon les paramètres SMTP).

Intégration comptable des avoirs

Structure du document PDF

L’avoir généré doit contenir :

• Un numéro unique.
• Une référence à la facture d’origine.
• La liste des articles remboursés.
• Le taux de TVA appliqué.
• Un montant total négatif.

Export des avoirs vers les logiciels comptables

Des outils comme AutoPresta facilitent l’export des avoirs vers :

• Fichiers FEC : Format standard pour l’administration fiscale.
• Interfaces API : Intégration avec Sage, QuickBooks, EBP.
• Registre des recettes : Mise à jour automatique du livre comptable.

Exemple d’extraction CSV en PHP :

public function generateCreditSlipsExport() {
    $creditSlips = CreditSlip::getCreditSlips();
    $csv = fopen('credit_slips_export.csv', 'w');
    fputcsv($csv, ['ID', 'Numéro', 'Date', 'Montant TTC']);
    foreach ($creditSlips as $slip) {
        fputcsv($csv, [
            $slip->id,
            $slip->credit_slip_number,
            $slip->date_add,
            $slip->total_products_tax_incl
        ]);
    }
    fclose($csv);
}

Prévention des erreurs courantes

Double remboursement

Si vous cochez « Générer un avoir » et effectuez un virement bancaire, cela crée un double remboursement. Pour éviter cela :

• Si avoir seul : Ne pas effectuer de remboursement bancaire.
• Si remboursement bancaire : Décocher « Générer un avoir ».

Incohérences de TVA

L’avoir doit appliquer le même taux de TVA que la facture initiale. Des modules comme Advanced EU VAT automatisent ce calcul.

Archivage

Les avoirs doivent être conservés 10 ans. Solutions recommandées :

• Stockage cloud avec versioning (AWS, Google Cloud).
• Horodatage blockchain pour garantir l’authenticité.
• Indexation plein texte pour recherche rapide.

Optimisation avec des modules PrestaShop

PrestaShop Advanced Credit Slips

• Gestion multi-langues des modèles PDF.
• Envoi automatique par email.
• Synchronisation avec les ERP.

Automated Returns Manager

• Portail client pour demandes de retour.
• Génération conditionnelle d’avoirs.
• Intégration avec les transporteurs (étiquettes prépayées).

Conclusion

Une bonne gestion des avoirs dans PrestaShop repose sur une configuration rigoureuse, une intégration comptable efficace et une prévention proactive des erreurs. L’utilisation d’outils avancés et de modules spécifiques permet d’optimiser ces processus et d’assurer une conformité réglementaire exemplaire.